Home Biznes Dokumentacja papierowa oraz jej współczesne odpowiedniki – klasyfikacja oraz sposoby ich prawidłowego niszczenia
0

Dokumentacja papierowa oraz jej współczesne odpowiedniki – klasyfikacja oraz sposoby ich prawidłowego niszczenia

Dokumentacja papierowa oraz jej współczesne odpowiedniki – klasyfikacja oraz sposoby ich prawidłowego niszczenia
0

W najszerszej, obowiązującej definicji dokument jest rozumiany jako materialne poświadczenie jakiegoś wydarzenia, sporządzone we właściwej formie dla danego czasu i miejsca. Mając na myśli dokumentację firmową, pierwsze, co przychodzi nam do głowy, to stosy papierów, teczek bądź segregatorów zawierających niezbędne informacje dla prawidłowego funkcjonowania naszego biznesu w świetle obowiązującego prawa. Jest to skojarzenie jak najbardziej trafne, jednakże wyczuwalne zmiany w tej materii zaczęły się w naszym kraju w latach dziewięćdziesiątych i postępują do dziś. Rozwój technologiczny wymusił powstanie nowych rodzajów nośników informacji, na których może znajdować się nasza dokumentacja, jednak to wciąż papier jest uznawany za najbardziej bezpieczny i niezawodny jej rodzaj.

Dokument papierowy a cyfrowy

Czym różnią się współczesne nośniki informacji od tej klasycznej, papierowej formy? W kwestii formalnej właściwie niczym. Z punktu widzenia przepisów prawa nie ma większego znaczenia, czy będziemy przechowywać swoje dokumenty w postaci cyfrowej, czy też w postaci wydruków, o ile jedne i drugie zostały sporządzone we właściwy sposób. Dokument cyfrowy jest równoważny temu materialnemu, choć w praktyce istnieje między nimi sporo różnic: dokument elektroniczny może istnieć wiecznie w przeciwieństwie do papierowego, nie potrzebuje też ogromu podpisów czy pieczęci poświadczających jego autentyczność. Pomimo tych zalet, to papier uznawany jest jako najbezpieczniejsza forma dokumentacji, gdyż w przypadku jakichkolwiek zmian w dokumencie, będzie wiązało się to zawsze z naruszeniem jego formy, którą w większości przypadków można ocenić gołym okiem. W przypadku dokumentacji cyfrowej takie zabiegi wydają się o wiele łatwiejsze, gdyż wystarczy nieco umiejętności i odpowiedni program, aby naruszyć lub zmienić treść dokumentu, chyba że opatrzony jest e-podpisem, będącym unikalnym kluczem poświadczeń, uniemożliwiającym jego sfałszowanie.

Rodzaje współczesnych nośników informacji

We współczesnych przedsiębiorstwach analogowe formy zapisu informacji zostały wyparte przez te cyfrowe już dawno temu. Klisze, mikrofilmy czy kasety kojarzą się obecnie raczej z kinem wojennym niż firmą, dlatego skupmy się na obecnej sytuacji. W erze postępującej biurokracji konieczne jest zapisywanie jak najbardziej obszernych treści na jak najmniejszych nośnikach. Ta swoista minimalizacja wymusiła powstanie coraz doskonalszych urządzeń służących temu celowi. Dyskietki zostały zastąpione przez optyczne nośniki informacji takie jak płyty CD/DVD, które obecnie ustępują miejsca magnetycznym lub elektronicznym nośnikom z możliwością wielorazowego zapisu. Obecnie do najbardziej popularnych należą dyski HDD, SDD, bądź pamięci przenośne USB. Stosowanie tego rodzaju nośników informacji zostało niejako wymuszone przez komputeryzację przedsiębiorstw – raczej trudno wyobrazić sobie jakąkolwiek firmę nieposiadającą komputera i dostępu do Internetu.

Różnice w niszczeniu dokumentacji na nośnikach innych niż papier

Wszelką dokumentację powinno się niszczyć zgodnie z obowiązującym prawem i normami. W przypadku dokumentacji na nośnikach danych istnieją dokładnie takie same wytyczne i regulacje jak przy dokumentach papierowych. Dokument powinien zostać zniszczony w taki sposób, aby nie było możliwe ponowne jego odczytanie. Dodatkowo zgodnie z RODO, każdy dokument zawierający dane osobowe nie powinien być przechowywany dłużej niż jest to niezbędne, co w praktyce oznacza konieczność jego poprawnego zniszczenia po okresie przechowywania. O ile prawidłowe zniszczenie dokumentacji papierowej nie nastręcza większych trudności, o tyle poprawne zniszczenie dysków twardych czy innych nośników danych może okazać się o wiele trudniejsze, a wręcz niewykonalne w siedzibie naszego przedsiębiorstwa. Niestety biurowa niszczarka to za mało dla sprzętu elektronicznego. Jak zatem spełnić wymogi normy DIN 66399? Aby uniknąć przykrych konsekwencji prawnych oraz wycieku poufnych bądź tajnych informacji, najlepiej skorzystać z pomocy firmy profesjonalnie niszczącej dokumentację, która oferuje kompleksową usługę utylizacji danych, bez względu na rodzaj nośnika. Dzięki usłudze niszczenia dokumentacji będziesz miał pewność, że wszystko przebiegło pomyślnie i odbyło się zgodnie z prawem, a osoby trzecie nie będą mieć dostępu do niszczonej dokumentacji.

źródło: Essi – niszczenie i utylizacja dokumentów